Informacje Ogólne 

1. Organizatorem VI HR Arena (zwanego dalej Kongresem) Jest CWK Operator Sp. z o.o. z siedzibą w Jasionce 953, 36-002 Jasionka. (zwana dalej Organizatorem)
2. Wszelkie informacje o kongresie dostępne są na stronie internetowej www.hrarena.pl
3. Kongres odbędzie się w dniach 2 grudnia 2025 roku.
4. Partnerami organizatora przy organizacji kongresu są podmioty wskazane na stronie internetowej.
5. Niniejszy regulamin określa warunki organizacji i udziału w kongresie.
6. Postanowienia niniejszego regulaminu obowiązują wszystkich uczestników kongresu.

Warunki udziału w Konferencji

1. Kongres odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 w formie stacjonarnej tj. w ZEN COM.Expo Jasionka
2. Uczestnikiem konferencji może być wyłącznie osoba która dokonała rejestracji.
3. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest dokonanie zgłoszenia online poprzez system rejestracji dostępny na stronie www.evenea.pl
4. Organizator zastrzega możliwość wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania limitu miejsc na Konferencji.
5. Prawidłowe dokonanie rejestracji obejmuje akceptację regulaminu oraz podanie następujących danych zgłaszającego:  imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.
6. Koszty podróży, przejazdu, pobytu i noclegów Uczestnik Konferencji pokrywa we własnym zakresie
7. Poprzez akceptację regulaminu i udział w Konferencji Uczestnik zezwala Organizatorowi na nieodpłatne wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę, powielenie, rozpowszechnienie wizerunku utrwalonego w formie fotografii lub zapisu wideo oraz udziela organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo, nieodpłatnej licencji na wykorzystanie wizerunku utrwalonego w związku z udziałem w Konferencji w celach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych związanych z Konferencją lub działalnością Organizatora na następujących polach eksploatacji:

• Utrwalanie i zwielokrotnienie jakąkolwiek znaną techniką oraz rozpowszechnianie w dowolnej formie,
• wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej,
• zwielokrotnienie zapisu utrwalonego wizerunku,
• publiczne wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym w szczególności na portalach społecznościowych administrowanych przez organizatora
• zamieszczenie i publikowanie w prasie, na stronach internetowych, plakatach i bilbordach, portalach społecznościowych,
• emisja w przekazach telewizyjnych i radiowych.

8. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia albo przełożenia terminu konferencji oraz zmiany formułu Konferencji  z formy stacjonarnej na hybrydową lub on-line.

9. Organizator zobowiązuje się do poinformowania o wszelkich zmianach następujący w programie Konferencji na stronie internetowej bądź za pośrednictwem drogi elektronicznej poprzez przesłanie wiadomości mailowej na adres wskazany w zgłoszeniu.

Zasady udziału w konferencji 

1. Posiadacz biletu otrzymuje w dniu 2.12.2023 r. imienny identyfikator w przypadku uczestnictwa stacjonarnego, który uprawnia do poruszania się po terenie ZEN COM Expo Centrum Wystawienniczo-Kongresowego Województwa Podkarpackiego w przestrzeni realizacji Konferencji.
2. Uczestnik Konferencji zobowiązany jest do posiadania przekazanego mu imiennego identyfikatora przez cały czas trwania Kongresu i każdorazowo jest zobowiązany do jego okazania na prośbę przedstawiciela Organizatora.
3. Wstęp do pomieszczeń w których odbywa się Konferencja mają wyłącznie Uczestnicy posiadający imienny identyfikator. Osoby, które nie są w stanie okazać swojego imiennego identyfikatora w trakcie pobytu w pomieszczeniach gdzie odbywa się Konferencja, na żądanie przedstawiciela Organizatora mogą zostać zobowiązani do niezwłocznego opuszczenia Centrum Wystawienniczo-Kongresowego Województwa Podkarpackiego.
4. Na terenie organizowanego Kongresu zabronione jest prowadzenie marketingu usług własnych lub podmiotów trzecich chyba, że Organizator wyrazi na to uprzednio pisemną zgodę.
5. Za przedstawiciela Organizatora w trakcie Konferencji uważa się każdą osobę legitymującą się imiennym identyfikatorem kongresu z napisem ORGANIZATOR.

Przetwarzanie danych osobowych 

Realizując obowiązki informacyjne wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), uprzejmie informujemy, że

1. Administratorem danych osobowych jest CWK Operator sp. z o.o. z siedzibą w Jasionka 953, 36-002 Jasionka, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sadowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie XIII Wydział Gospodarczy  pod numerem KRS 0000479017, NIP 1182094667, REGON 146901684, kapitał zakładowy 5.000 zł.
2. Dane osobowe uczestników będą wykorzystane zgodnie z warunkami określonymi w RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1000., UODO), polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem.
3. Administrator danych osobowych nie przekazuje danych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, z wyjątkiem o którym mowa w poniższym ust.4
4. Organizator będzie przekazywać dane osobowe do państwa trzeciego (Stany Zjednoczone) na podstawie Decyzji Wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 Lipca 2016 r. przyjętej na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA (dalej zwanej „Decyzją”), w przypadku publikacji zdjęć z Kongresu na portalu społecznościowym YouTube lub Facebook.
5. Dane osobowe uczestników nie będą podlegać zautomatyzowanym przetwarzaniu w tym profilowaniu.
6. Dane osobowe uczestników podane w zgłoszeniu będą przetwarzane w celu i w zakresie związanymi z organizacją kongresu.  Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit b) RODO – realizacja umowy (akceptacja Regulaminu i zgłoszenie udziału w Kongresie oraz uiszczenie opłaty za uczestnictwo stanowi zawarcie umowy). Organizator może również przetwarzać dane osobowe Uczestników w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń pozostających w związku z organizowanym Kongresem, co stanowi jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. Dane osobowe podane w związku z wypełnieniem ankiety epidemiologicznej, będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązku prawnego nałożonego na Organizatora zaleceniem Głównego Inspektora Sanitarnego w celu jakim jest ochrona żywotnego interesu w postaci zdrowia i życia, zgodnie z art. 6 ust. 1. lit. d) RODO.
8. Jeżeli Uczestnik wyraził zgody, o których jest mowa w § 2 ust. 10, dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu/ celów, na które wyrażono zgodę, do momentu wycofania zgody przez Uczestnika. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – dobrowolna, jednoznaczna, świadoma i konkretna zgoda osoby, której dane dotyczą. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
9. Uczestnikom przysługują prawa do: a) dostępu do danych, b) sprostowania danych, c) cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych. Uczestnik w granicach przepisów prawa ma również prawo wnieść sprzeciw względem przetwarzania jego danych osobowych, w przypadku gdy Organizator przetwarza je w celu wynikającym z jego prawnie uzasadnionego interesu. Realizacja uprawnień, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez pisemne wskazanie swoich żądań przesłane na adres Administratora.
10. Uczestnikom przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie ich danych.

Postanowienia końcowe 

1. Organizator ustala program Konferencji oraz ma prawo dokonania w nim zmian także w dniach, w których odbywa się Konferencja w tym ma prawo do zmiany rozkładu czasowego, kolejności wystąpień i zmiany prelegentów.
2. Wszelkie zmiany Regulaminu zostaną opublikowane na stronie internetowej Konferencji www.hrarena.pl

   oraz  Uczestnicy zostaną powiadomieni również mailowo na adres wskazany w zgłoszeniu uczestnictwa.

3. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
4. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej www.hrarena.pl oraz w siedzibie Organizatora.